Afspraken nakomen, dat is zo eenvoudig nog niet. Hoe vaak zeg jij met je volle verstand “ja” tegen een collega en kom je hier een dag later alweer op terug? Met welke regelmaat formuleer jij doelen of spreek je voornemens uit en hoe vaak slaag je hier ook daadwerkelijk in? We vinden het allemaal uitermate lastig om afspraken na te komen – met onszelf en met anderen. Dat is geen slechte eigenschap, dat is menselijk. Het kan echter wel verdraaid onhandig zijn. Juist in een wereld die zo complex, onduidelijk, onoverzichtelijk is en zo snel verandert, hebben we baat bij grip, op ons gedrag en onze toekomst. Wat kan helpen, is het ontwikkelen van zelfmanagement.

Zelfmanagement is het vermogen om sturend te zijn in eigen gedrag op een wijze die authentiek is en iemand effectief maakt in de wereld. Dat betekent dat je als individu weet wat jij belangrijk vindt en je hier succesvol invulling aan geeft. Dat verschilt per persoon; de een vindt het misschien erg belangrijk om zorgvuldig en netjes te werken, terwijl een ander meer waarde hecht aan speelsheid en creativiteit. Om met succes datgene te doen dat jij belangrijk vindt, zijn er drie kerncompetenties handig:

  1. Zelfreflectie. Je hebt inzicht in je eigen gedrag en je kan goed inschatten wat de consequenties ervan zijn in de wereld.
  2. Zelfsturing. Je bent in staat om te bepalen a) wat belangrijk voor jou is en wat bij jou past en b) welke nieuw of ander gedrag je moet uitvoeren.
  3. Zelfregulatie. Je bezit de vaardigheden om nieuw of ander gedrag te vertonen.

Deze competenties klinken wellicht vaag en complex. Als we het toepassen op een praktijkvoorbeeld, blijken ze goed overeen te komen met het maken en het nakomen van afspraken.

Afspraken maken om korter te vergaderen

Stel: je hebt samen met collega’s waargenomen dat de lengte van jullie vergaderingen negatieve consequenties heeft (zelfreflectie). Jullie vinden het belangrijk om tijd te besparen en willen gedurende de gehele vergadering aandachtig en energiek zijn (zelfsturing punt a). Om dit te bereiken, hebben jullie de volgende afspraken gemaakt (zelfsturing punt b): Barry bespreekt tijdens vergaderingen alleen nog maar relevante onderwerpen (en niet zijn weekend), Desiree beperkt haar presentaties tot vijftien minuten (en niet vijf kwartier) en Colin komt voortaan op tijd (ondanks openstaande bruggen).

Om jullie doel te bereiken (een kortere vergadering), dienen alle betrokkenen deze afspraken na te komen. Klinkt dat eenvoudig en vanzelfsprekend? Sta nog maar eens even stil bij al die honderden afspraken die je met jezelf en met anderen hebt gemaakt en nooit bent nagekomen – precies, zo eenvoudig is het dus niet. De eerste twee stappen van zelfmanagement zijn vaak goed te doorlopen. We zijn ons veelal goed bewust van wat er beter kan en welke gedrag we willen veranderen. Het maken van de afspraken is dan ook het gemakkelijke gedeelte. Het daadwerkelijk nakomen van een afspraak vinden we een stuk lastiger. Hoe komt dat?

Conflicterende doelen

Wanneer we een afspraak maken, bepalen we van tevoren welk doel we in een situatie willen behalen. We spreken dan van een gepland doel. Het kan voorkomen dat er binnen dezelfde situatie meerdere doelen ontstaan. Wanneer dit gebeurt, spreken we van een spontaan doel. Dit soort doelen uiten zich in automatische neigingen die aangeleerd zijn (gewoontes) of die evolutionair belang hebben (ons instinct, lees daar hier meer over). In sommige gevallen conflicteert een spontaan doel met ons geplande doel. We zijn op zo’n moment zowel gemotiveerd om de afspraak na te komen, als om ander, tegenstrijdig gedrag te vertonen. Wanneer het niet lukt – en dat komt nogal eens voor – om onszelf te reguleren, zal onze automatische neiging als vanzelf overgaan in gedrag. In dat geval vertonen we gedrag dat ons helpt om ons spontane doel te halen en komen we onze afspraak niet na. Het succesvol vasthouden aan een gepland doel, dat is de uitdaging van zelfregulatie.

Barry en zijn gemaakte afspraak

Laten we deze kennis projecteren op het gedrag van Barry. Barry heeft de afspraak gemaakt dat hij alleen nog maar relevante informatie bespreekt tijdens de vergadering. Terwijl hij aan het luisteren is naar de presentatie van Desiree (die zich perfect aan haar afspraak houdt van vijftien minuten) krijgt hij een idee voor een bijeenkomst van morgen. Hij is bang dat hij dit idee vergeet en voelt een automatische neiging om Desiree te onderbreken. Zijn geplande doel (een kortere vergadering) conflicteert nu opeens met een spontaan doel (een goede bijeenkomst organiseren). Wanneer hij niet ingrijpt, zal zijn automatische neiging overgaan in gedrag. Barry weet niet wat hij kan doen om zichzelf te reguleren en al snel loopt de druk hoop op. Omdat Barry niet de vaardigheden bezit om zichzelf te reguleren, flapt hij zijn idee op tafel. Er komt direct een nieuw gesprek op gang die weinig meer met de presentatie te maken heeft. Barry is zijn afspraak niet nagekomen en de vergadering loopt uit, alweer …

Zelfregulatie ondersteunen door het implementeren van onze intenties

Eén effectieve strategie om onze zelfregulatie te ondersteunen, is het formuleren van implementatie-intenties. Dit gaat via ogenschijnlijk eenvoudig “Als …, dan …”- schakels. Wanneer de situatie zich voordoet (achter “Als …”) zal het geplande gedrag (achter “dan …”) geactiveerd worden in ons brein, alsof het een idee is. Door van tevoren precies te plannen hoe we ons gaan gedragen in een specifieke situatie, hoeven we in het moment zelf geen keuzes te maken. Op deze wijze maken we het onszelf gemakkelijker om op een juiste manier om te gaan met conflicterende automatische neigingen. Daar komt bij dat we ons geheugen een handje helpen. We zullen ons eerder herinneren dat we een afspraak hebben gemaakt.

Voor Barry een geïmplementeerde intentie er als volgt kunnen uitzien: “Als ik merk dat ik de neiging heb om over een nieuw, niet-gerelateerd onderwerp te beginnen, dan pak ik mijn notitieblok en schrijf ik deze gedachte op.” De volgende keer dat dit spontane doel zich voordoet, weet hij wat hij kan doen om zich toch aan zijn afspraak te houden. Dit maakt het een stuk gemakkelijker om zichzelf te reguleren en zich vast te houden aan het geplande doel.

Formuleer zelf een implementatie-intentie!

Wil jij uitproberen of het formuleren van een implementatie-intentie jou kan helpen? Kies een van de afspraken die je deze week hebt gemaakt, met jezelf of met een ander. Plan vervolgens zo precies mogelijk welk gedrag je wilt uitvoeren in een specifieke situatie. Formuleer deze als volgt: “Als < situatie >, dan < gedrag >”. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Als ik op mijn werk kom, dan check ik eerst mijn mails.
  • Als een collega mij vraagt om in te vallen, dan zeg ik dat daar even over na wil denken.
  • Als mijn collega een vervelende opmerking maakt, dan geef ik aan dat ik daar niet van gediend ben.

Zelfmanagement en de Balm academie

De Balm academie werkt met een evidence based benadering rondom de ontwikkeling van zelfmanagement en het trainen van zelfregulatie. Het implementeren van intenties is slechts één manier om onze zelfregulatie te ondersteunen; er zijn tal van strategieën en vaardigheden om effectief invulling te geven aan wat wij belangrijk vinden. Daarnaast besteden we aandacht aan de ontwikkeling van zelfreflectie en zelfsturing. Door medewerkers te leren zichzelf te managen, zullen zij vaker afspraken nakomen; met zichzelf en met anderen.

Literatuur

Buss, D. (2015). Evolutionary psychology: The new science of the mind. Psychology Press.

Dean, J. (2013). Making habits, breaking habits. Oneworld Publications.

Gollwitzer, P. M. (1999). Implementation intentions: strong effects of simple plans. American psychologist54(7), 493.

May, J., & May, C. (2014). Are you VUCA ready?. North Charleston, SC: CreateSpace.

McGonigal, K. (2011). The willpower instinct: How self-control works, why it matters, and what you can do to get more of it. Penguin.

Sitskoorn, M. (2016). Ik² De beste versie van jezelf (3e ed.). Deventer, Nederland: Vakmedianet.

Tiggelaar, B. (2010). Dromen, Durven Doen. Spectrum.

Vohs, K. D., & Baumeister, R. F. (Eds.). (2016). Handbook of self-regulation: Research, theory, and applications. Guilford Publications.

Wildschut, M. (2014). Stop, denk, doe. Amsterdam, Nederland: Lev. Uitgevers.

Wildschut, M. (2017). Psychologie van gedrag in organisaties. Amsterdam, Nederland: Boom.

Gepubliceerd: 13 november 2018

Auteur: Rutger Balm

Rutger is actief als gedragspsycholoog, trainer en coach bij de Balm academie.

Over mij
2018-11-22T17:39:41+00:00

Plaats een reactie